Virusprotocol

Het coronavirus houdt de gemoederen bezig. Het kan je bedrijf en je mensen flink raken. En de mensen om je heen ook. Daarom stelden wij dit document op. Misschien helpt het jou als ondernemer ook. Als je feedback hebt: deel het, graag!

 

Gezondheid is een gezamenlijke verantwoordelijkheid

We zijn verantwoordelijk voor onze eigen gezondheid, dat van onze naasten, onze collega’s en ook voor de continuïteit van het bedrijf, in ons persoonlijke belang, in bedrijfsbelang en in niet in de laatste plaats het belang van de klanten. Deze verantwoordelijkheid is niet beperkt tot kantoortijden. Je lichaam is beter in staat om ziekte aan te pakken als je gezond leeft. Neem dus voldoende slaap, drink niet (teveel), eet gezond en gevarieerd. En dit is echt een goed moment om met roken te stoppen. Beweeg voldoende. Neem alle maatregelen uiterst serieus en denk actief mee hoe we de maatregelen waar nodig kunnen aanscherpen of verfijnen. Spreek elkaar daar ook op aan.

 

Breng de risico’s in kaart: intern, bij leveranciers en bij klanten

  1. Mocht je besmet raken: bij gezonde mensen zijn de effecten mild en ben je er zo weer bovenop. Echter zijn er ook mensen die niet gezond leven, verzwakt zijn, of wat ouder zijn, die er fors last van kunnen hebben, en -worst case- eraan kunnen overlijden. Ziekte kan de bedrijfsvoering treffen. Wij zijn een bedrijf dat 24*7 diensten levert. Core dienstverlening van onze klanten draait op onze processen. Dat is een grote verantwoordelijkheid. De dienst moet beschikbaar zijn, de facturen moeten worden verstuurd, de lonen moeten betaald worden en support moet worden geleverd. Als het virus jezelf niet treft kan het wel je naasten of je collega’s treffen. Breng in kaart waar afhankelijkheden bij collega’s liggen en bedenk hoe je de processen opvangt, als een collega kortdurend, wat langer of langdurig uitvalt.
  2. Er is een risico dat leveranciers worden getroffen en hun dienstverlening slechter wordt, of in het ergste geval uitvalt. Dat is een overmachtssituatie, maar het treft je en de klanten dan wel en dit wil je voorkomen. Vraag je leveranciers welke maatregelen zij treffen. Breng in kaart van welke andere partijen je afhankelijk bent. Deel je lijst van afhankelijkheden met elkaar zodat we contact met deze partijen kunnen zoeken. We willen weten hoe zij zich voorbereiden en hun dienstverlening blijven garanderen.
  3. Er is een risico dat klanten in de problemen komen. Hun administratie of directie kan ziek zijn, of geen toegang hebben tot systemen waardoor ze geen betalingen uit kunnen voeren. Of ze worden dusdanig financieel geraakt waardoor ze geen geld hebben om onze facturen te betalen. Wij hebben het geluk dat we veel klanten hebben, een goede cashflow en goede liquiditeit dus we worden er niet hard door geraakt als er een paar klanten in de problemen komen, maar hou het in de gaten. Breng risicoklanten nu in kaart, zoals bijvoorbeeld in de sectoren event, reizen en hotels.

 

Scenario basis is nu van kracht

We volgen de WHO adviezen, zowel tijdens kantoortijd als daarbuiten, eventueel aangevuld met eigen richtlijnen:

  • Handen regelmatig en goed wassen
  • Hoesten en niezen in de binnenkant van je elleboog
  • Papieren zakdoekjes gebruiken
  • Geen handen schudden
  • Vermijd lichamelijk contact op 2 meter afstand
  • Raak je gezicht niet aan
  • Vermijd grote bijeenkomsten
  • Bij verkoudheidsklachten en milde klachten zoals hoofdpijn of lichte verhoging ga je thuis werken, dit is gewone verkoudheid.
  • Bij griep (koorts, ademhalingsproblemen, fors hoesten): huisarts bellen (niet langs gaan) en ziek melden, ga actief in overleg over je werk.
  • Reis niet naar regio’s waar het virus heerst
  • Zet vergaderingen met klanten en relaties om in (video)bellen

RIVM / WHO kunnen met aanvullende adviezen komen. Lees ook deze pagina: https://www.who.int/emergencies/diseases/novel-coronavirus-2019/advice-for-public

 

Escalatie-scenario plus kan elk moment in werking worden gebracht:

  • Beperk ook buiten kantoortijd je sociale contacten. Je kan bijvoorbeeld gewoon je kinderen naar school brengen en naar de supermarkt gaan, maar vermijd verder contact waar mogelijk met iedereen buiten je directe naasten.
  • Werk thuis waar mogelijk.
  • Wees vooral voorzichtig in de buurt van ouderen en mensen met verzwakt gestel. Deze mensen zijn zeer kwetsbaar.
  • Haal voor de zekerheid een voorraad basisbenodigdheden in huis, zoals eten, drinken en persoonlijke verzorging. Maar ga niet hamsteren.

 

Indien nodig schalen we op naar het hoogste escalatie-scenario: ‘lockdown’; thuiswerken:

Vermijd alle contact behalve met je naasten thuis. Het voordeel van een internetbedrijf is dat we overal kunnen werken, als we maar een goede verbinding en thuiswerkplek / laptop hebben.

  1. We gaan allemaal verplicht thuiswerken: zo kunnen medewerkers voor hun kinderen zorgen, mochten de scholen sluiten.
  2. Vaste verbinding en mobiel: voor thuiswerken ben je bovenal afhankelijk van internet. Naast je vaste verbinding zorgen we dat medewerkers 2 mobiele abonnementen hebben bij 2 verschillende providers. Mocht je vaste verbinding uitvallen, dan kun je terugvallen op 4G bij 2 leveranciers.
  3. Extra apparatuur: We hebben reserve-telefoons en -laptops in opslag liggen, die worden uitgedeeld. Waar nodig worden nieuwe gekocht. Zodat iedereen thuis 2 laptops en 2 telefoons heeft. Test nu al of de apparatuur werkt en of de verbindingen werken.
  4. Beveiliging: hou de veiligheidsinstructies aan voor je apparaten en remote toegang. Lees de instructies nu nog even goed na.
  5. Slack en Jitsi: de Slack App gaat per nu voor iedereen op de telefoon, unmuted. Zodat we snel kunnen schakelen en je geen berichten mist. Hou het bij zakelijke berichten. Buiten kantoortijden: alleen als er escalatie is. Installeer ook de Jitsi app: hiermee kun je als groep videobellen.
  6. Langduriger thuiswerken kan minder focus op werk geven, het is minder prettig om zonder collega’s om je heen te werken. We blijven daarom actief met elkaar in contact om de werkethos hoog te houden en de sfeer goed te houden. We gaan elke werkdag om 9:00 kort videobellen met het hele team. Dit doen we ook om 13:00, en om 16:30. Daarnaast kun je met collega’s 1 op 1 videobellen waar nodig. Bij grotere organisaties doe je dit per team.
  7. Contact via video-bellen en feiten via Slack / email. Ga voor overleg niet mailen of appen. Bevestig afspraken per Slack of email.
  8. Email: We blijven uiteraard per email bereikbaar voor klanten. Check je mail regelmatig.
  9. Telefoon: zorg dat je per telefoon goed bereikbaar bent. We gebruiken Voys, daarmee kunnen we eenvoudig doorschakelen. Bedenk welke nummers waarheen moeten worden doorgeschakeld. Stem dit met iedereen af. Test het door. We schakelen een extern bureau in om de eerste-lijns telefoontjes aan te nemen. Bespreek de doorschakel-afspraken met ze.
  10. Toch naar kantoor? Indien het niet anders kan kun je alsnog naar kantoor, doe dit in overleg. Hou er rekening mee dat reizen ingeperkt wordt.
  11. We doen op hele korte termijn een testdag, om voorbereid te zijn op dit scenario, en het protocol waar nodig te verfijnen en aan te scherpen.

Bovenal: geen paniek!

De zorgen rond dit virus zijn meer rond paniek of rond de gevolgen van een lockdown dan over het virus zelf. Nogmaals, de gevolgen voor gezonde mensen zijn doorgaans mild. Blijf onder alle omstandigheden rustig. Overweeg en overleg keuzes voordat je tot actie overgaat.

 

Juist nu is streaming belangrijk

Veel evenementen worden afgezegd. We zien een toename in het aantal aanvragen om evenementen te streamen. Beeld je even in wat voor drama deze crisis is voor evenementen-organisatoren, bijvoorbeeld. Stel je hebt 1000 mensen die €500 betaalden voor een congres. Dat is een omzet van €500.000. De kosten zijn al gemaakt, misschien wel €400.000. De organisator staat voor een dilemma:

  • Door laten gaan is het risico op verspreiding. Dat wil je niet op je geweten hebben. Wellicht word je event alsnog verboden en dan is het te laat.
  • Het cancelen en terugbetalen van alle deelnemers is een enorme bleeder waar de organisator failliet aan kan gaan.
  • De organisator kan het op overmacht gooien, en de tickets niet terugbetalen, maar dan verspeel je wel de goodwill bij de deelnemers.
  • Je alternatieven zijn uitstellen, of het event wel door te laten gaan, maar dan met het publiek op afstand: live streamen.

Ook zullen presentaties, lezingen en onderwijs meer worden gestreamd. Wij zijn een van de spelers in de markt die een cruciale rol spelen in live streaming. De beschikbaarheid is daarom van belang. Door voorbereid te zijn op bovenstaande scenario’s betekent dat we de continuïteit aan onze klanten kunnen waarborgen. Die verantwoordelijkheid ligt bij ons allemaal.

Blijf gezond! Wees alert. En hou je nuchtere verstand erbij 🙂

 

 

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s