Hoe richt jij straks je kantoor in?

De kogel is door de kerk: wij hebben ons prachtige (zie foto’s) kantoor opgezegd.
Want bakstenen zijn niet je bedrijf: dat zijn de mensen.
En in ons geval ook een beetje de systemen.

De Mediacentrale
Jet-Stream was een van de eerste huurders in de Mediacentrale: een oude energiecentrale die ruim 15 jaar geleden werd omgebouwd tot hotspot voor digitale bedrijven. Grappig detail: bij het ontwikkelen van het pand was SIG RealEstate vooruitstrevend. Ze wilden media en ICT combineren in een tijd waarin dit nog nauwelijks een industrie was. Ze vroegen me een inventarisatie bij mogelijke huurders te doen, wat hun wensen waren. Dit was de uitkomst:

  1. Bloedsnel internet
  2. Gelijksoortige digitale bedrijven om mee te kunnen sparren
  3. Flexibiliteit zodat startups snel kunnen groeien en krimpen

De ‘MC’ werd de broedplaats van de digitale scene in Groningen. Er zijn veel gave internetbedrijven gestart en groot geworden.

Digitale bedrijven
Digitale bedrijven zijn misschien anders dan andere bedrijven. De ingrediënten zijn een schaalbaar model, slimme mensen, en snel internet. Voeg een slim concept toe, even roeren en klaar. Dat roeren is vooral veel automatiseren. Zodat meer klanten niet per-sé meer mensen betekent. Anders word je een urenfabriek, en dat is niet de bedoeling.

Alles in ons bedrijf zit in processen. Nieuwe klanten, uit heel Europa? Online aanvraagsysteem, persoonlijke online video demo’s. Provisioning is een paar minuten werk. Hun workflow inrichten kunnen ze zelf, en anders helpen we ze even. Als alles eenmaal draait, hebben klanten nauwelijks ondersteuning meer nodig. En zo wel: dan staan we uiteraard voor ze klaar.

Automatiseren en schalen
Ons platform is meervoudig uitgevoerd en is self-healing: als er een storing optreedt dan handelt het systeem zelf. Klanten en kijkers merken het niet, of de storing moet wel heel erg groot zijn: alleen dan zijn er de mensen om in te grijpen. De blinkenlights moeten groen zijn, de kijkers moeten beeld hebben, de klanten moeten blij zijn, de facturen moeten verstuurd worden, en zo draait het bedrijf, en zo draaien onze klanten.

De kern is: een tevreden kijker is een tevreden klant. Wij zijn er om het leven van die klant zo makkelijk mogelijk te maken. Dus hoge expertise, veel automatisering, schaalbare systemen en heldere processen. Door te automatiseren hebben we veel tijd om klanten persoonlijk te helpen. Door het bedrijf zo in te richten vergt dit relatief weinig overleg, en vergt het relatief weinig projectmatig samenwerken. Dat alles maakt thuiswerken veel makkelijker, misschien veel makkelijker dan bij andere bedrijven.

Het concept kantoor
De Coronacrisis dwong ons om na te denken over wat de werkelijke rol is van een fysiek kantoor. Een week voordat de lockdown werd ingesteld, besloten we zelf om thuis te gaan werken. Gezondheid en veiligheid voorop. En verantwoordelijkheid naar de medewerkers en de klanten ook. Klanten wiens verdienmodel volledig op onze dienstverlening rust.

Een prachtig, maar leeg kantoor
Zo’n crisis zet je te denken over het concept ‘kantoor’. Wat is de meerwaarde? Wordt het niet eens tijd om het kantoor opnieuw in te gaan richten, meer gericht op thuis werken, en kantoor voor centrale meetings? Onze klanten zitten in heel Europa. Al het contact gaat online. Daar zit je dan met een leeg, super representatief, kantoor. Wat heb je aan al dat beton, staal, glas en bakstenen? Van de 168 uren per week werd het maar 40 uren gebruikt, en nu helemaal niet.

Thuiswerken werkt
De medewerkers geven aan dat ze thuiswerken eigenlijk best wel prettig vinden. Een paar keer per dag overleggen we via Jitsi. We hebben meer contact met elkaar dan toen we op kantoor zaten. De productiviteit is hoog. Er is veel flexibiliteit. Geen files. Geen verloren uren in de auto. Klanten tevreden, medewerkers tevreden. Waarom hebben we dan zoveel werkplekken?

Sociale component
Wat we wel een beetje missen is de lol. De spontane gesprekken en de plannen die daaruit ontstaan. Videoconferencing vangt dit gedeeltelijk op. Maar niet genoeg. Daarom hebben we onlangs een 1,5 meter borrel gehad, bij mij in de tuin. Drankje, bitterballen, zon. Mooie gesprekken. Het ging niet over het werk. Binnenkort starten we met lunches en vrijmibo’s. En als medewerkers de behoefte hebben aan fysiek samenwerken, dan kan dat op kantoor. In overleg en met inachtneming van de regels. Wat ik zelf ook mis is dat je in de Mediacentrale spontaan nieuwe mensen ontmoette. Dat is nu even niet. Die sociale functie is voor ons veel belangrijker dan al die werkplekken.

Het Nieuwe Kantoor
We hebben ons huidige -prachtige- kantoor dus opgezegd. Het contract loopt nog even door. We zijn dus niet zomaar weg. Het geeft ons tijd om te broeden op plannen voor een nieuw kantoor. Wel kijken we of we een ander kantoor kunnen nemen. Anders ingericht ook. Met minder werkplekken en meer gericht op lunches, meetings en borrels. Het liefst in de Mediacentrale, maar er zijn talloze andere opties waar je een beetje lol kan hebben. Misschien gaan we ons kantoor wel time-sharen met een ander bedrijf. Wij op maandag en vrijdag, zij op dinsdag, woensdag en donderdag bijvoorbeeld. En waarom ook niet met een partij die in de avonduren of in het weekend ruimte nodig heeft? Mocht je ideeën hebben wat je met ons huidige kantoor zou kunnen, stuur me even een berichtje.

Huurbudget anders inzetten
Sommige ondernemers zullen juist meer kantoorruimte nemen, zodat ze hun werkplekken op 1,5 meter kunnen inrichten. Anderen zullen thuiswerken stimuleren: het scheelt huurkosten, het scheelt mobiliteitskosten. Zo vergroten ze hun marge en dat maakt het bedrijf gezonder. Ik voorzie ook wel dat ondernemers een deel van de besparingen in gaan zetten om hun medewerkers te voorzien van goede thuiswerkplekken. Zodat je thuis gefocust en ongestoord kan werken. Misschien wel in een warmer oord in de winter. Of ondernemers kiezen ervoor om de besparingen te gebruiken om meer mensen in te huren: meer innovatie, meer slagkracht. Voor verhuurders van kantoorruimte lijken er lastige tijden aan te komen maar biedt dit ook kansen: richt je kantoren flexibeler in, of tover ze om tot gave woningen: woningen met thuiskantoor.

Wat ga jij doen, als ondernemer?

 

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s